Moderní finanční manažéri si uvedomujú, že rýchlosť vykazovania čísel je dôležitou konkurenčnou výhodou a preto sa neustále snažia maximálne skrátiť dĺžku trvania účtovnej závierky. Rýchlosť, s akou vie firma spočítať svoj zisk však nemusí byť na úkor jeho presnosti. Ako na to? Poradí vám Pavel Hrivnák – Audit Director v KPMG Slovensko.

V súčasnom rýchlom a globalizovanom ekonomickom prostredí majú finančné informácie svoju vysokú cenu.  Významnú úlohu prirodzene zohráva ich presnosť a spoľahlivosť, problémom však je, že aj ten najpresnejšie spočítaný zisk stráca na váhe, ak je zverejnený príliš neskoro. V prvom rade je to  manažment, ktorý je závislý na včasnosti finančných informácií, aby mohol svižne reagovať na meniacu sa situáciu a robiť v biznise kvalitné rozhodnutia. Na aktuálne čísla však netrpezlivo čakajú aj iní – akcionári, investori, obchodní partneri.

Ak sa pozrieme na obdobie do začiatku tohto tisícročia, vo svete bol trend, že spoločnosti vo všeobecnosti pomerne úspešne skracovali čas zverejňovania svojich výsledkov. Po známych korporátnych  kolapsoch typu Enron, Worldcom a iných však regulátori hlavne v USA zaviedli dodatočné povinnosti týkajúce sa vykazovania. Napríklad na základe zákona Sarbannes-Oxley z roku 2002 spoločnosti registrované na amerických burzách musia okrem samotných finančných výkazov zverejniť aj to, ako majú nastavený systém interných kontrol zabezpečujúci úplnosť a presnosť informácií v nich obsiahnutých. Súbežne sa v poslednej dobe výrazne menia aj účtovné štandardy, podľa ktorých spoločnosti zverejňujú svoje finančné výkazy. Presnejšie povedané, tieto štandardy sú čoraz zložitejšie a náročnejšie na aplikáciu, pričom neustále rozširujú rozsah zverejňovaných informácií. Aj preto sa veľa podnikov zdráha uzatvoriť svoje účtovné knihy rýchlejšie zo strachu z možných nesprávností, neúplností a nepresností. V konečnom dôsledku sa závierkový cyklus v niektorých prípadoch spomalil až o niekoľko týždňov. Realita je často taká, že termíny, či už stanovené interne, zákonom alebo regulátorom, v praxi nie sú dodržané.

 Načasovaniu zverejnenia finančnej situácie a výsledkov však kapitálové trhy stále pripisujú minimálne takú istú váhu ako ich kvalite. Existujú dokonca aj rôzne hodnotiace rebríčky kótovaných firiem podľa toho, ako rýchlo stíhajú zverejniť hlavné finančné výsledky - výkaz ziskov a strát, cash–flow, súvahu. Najrýchlejší sú schopní skonsolidovať údaje zo stoviek svojich pobočiek po celom svete do dvoch týždňov nielen po konci roka, ale aj každého kvartála či mesiaca. Tlak na čo najskoršie vykázanie dosiahnutých čísel je teda enormný a preteky s časom počas závierky nepochybne znamenajú pre účtovníka to najstresujúcejšie obdobie. Čas potrebný na uzavretie účtov a zverejnenie výsledkov na finančných trhoch je stále kritériom, podľa ktorého finančné oddelenia firiem merajú svoju šikovnosť hlavne vo vzťahu ku svojim konkurentom v segmente.

Rýchla účtovná závierka je nepochybne opäť v móde aj preto, že je odrazom manažérskych schopností finančného riaditeľa a kvality jeho účtovného tímu, ktorý ma dobre prepracované uzávierkové procesy, ovláda svoje „čísla” a verí v ultimátne rýchle oznámenie výsledkov dovnútra firmy alebo na trhoch. Napriek náročnejším požiadavkám burzových regulátorov firmy znovu dosahujú rýchlejšie zverejňovanie svojich finančných výsledkov. Za spomenutie stojí príklad nadnárodnej korporácie, ktorá vďaka optimálne nastaveným procesom a použitiu vhodného informačného systému skrátila za pár rokov závierku vrátane konsolidácie z 33 na 10 dní. Tento výsledok je úctyhodný aj vzhľadom na oficiálne termíny predkladania ročných správ o hospodárení na burzách, ktoré sú napríklad 4 mesiace vo Švajčiarsku,  3 mesiace v Nemecku alebo 2 mesiace v USA. Burza cenných papierov v Bratislave má obdobný termín stanovený dokonca až na 5 mesiacov. 

Na Slovensku sa finančné výkazníctvo ešte v nedávnej minulosti vnímalo hlavne ako splnenie  povinnosti voči štátnym úradom: daňovému a štatistickému. Spoločnosti boli a stále sú zvyknuté uzatvárať účtovný rok nie oveľa skôr ako ponúka veľkorysý trojmesačný termín na daňové priznanie, mnohé dokonca využívajú predĺžený polročný termín. Pritom majú slovenské firmy vzhľadom na veľkosť našej ekonomiky prirodzene jednoduchšiu štruktúru ako svetoví giganti. V súčasnosti však už veľa domácich firiem pociťuje tlak na skrátenie termínov nielen cez svojho zahraničného vlastníka, ale aj lokálni manažéri si uvedomujú cenu rýchlych a presných informácií. Mnohí slovenskí účtovníci sa teda už museli naučiť vykonávať závierkové práce podstatne rýchlejšie. Zrejme najťažšie prekonateľnou psychologickou bariérou bola mylná predstava, že v účtovníctve musí byť všetko spočítané s presnosťou do haliera a účtovník musí čakať aj na tú poslednú faktúru, aby uzavrel rok.

Znižovanie času potrebného na účtovnú závierku a konsolidáciu nie je teda len o použitých technológiách a informačných systémoch. Ľudský faktor je náramne dôležitý a zlepšenie sa dá dosiahnuť jednoducho už len správnou organizáciou práce a efektívnym nastavením procesov. Napríklad pri odsúhlasovaní vnútroskupinových či medzipodnikových zostatkov je dôležité, aby sa odsúhlasovali nie na poslednú chvíľu, ale v priebehu účtovného obdobia. Prípadné chyby sa tak dajú opraviť už v dobe ich vzniku namiesto toho, aby boli ponechané na skupinových finančníkov na konci mesiaca. Efektívna a rýchla účtovná závierka je však predovšetkým o kvalite manažmentu a môže priniesť hmatateľné výhody v relatívne krátkom čase. Na škodu veci je, že túto skutočnosť niektoré firmy odignorujú hneď na začiatku a potom zbytočne riešia problémy, ktorým mohli úplne predísť. Účtovníci sú u nás ešte stále často vnímaní ako „archeológovia čísel“, neustále zahrabaní v minulosti. Kým spočítajú koľko a čoho, zarovnajú čísla do tabuliek a odsúhlasia ich, ubehne toľko času, že už  nie sú aktuálne ani zaujímavé. Existujú však aj pozitívne príklady – spomenutia je hodný jeden z najväčších slovenských podnikov, ktorému sa za pár rokov podarilo skrátiť termín konsolidovanej účtovnej závierky z troch mesiacov na dva týždne.

Ako sa teda dá zorganizovať efektívny, opakujúci sa závierkový proces? Kľúčové sú tri oblasti:

organizácia práce a efektívne využívanie zdrojov

procesy a ich úspornejšie nastavenie a 

informačné technológie a ich integrovanie s procesmi.

Za zváženie stojí výber konzultanta, ktorý nielen prinesie svieži pohľad, ale aj ovláda vhodnú metodológiu, má dostatok skúseností a hlavne pevne verí v konečný úspech projektu. Rýchly závierkový proces nepotrebuje nevyhnutne viac zdrojov. Práve naopak, môže dokonca priniesť úsporu nákladov, keďže racionálnejší proces pomôže redukovať náklady vyplývajúce z nadbytočných, resp. zdĺhavých operácií. Čo je však najhlavnejšie – v konečnom dôsledku nie je vyššia rýchlosť účtovnej závierky dosiahnutá na úkor kvality a presnosti čísel.  

Na záver je potrebné spomenúť snáď najpríjemnejší pozitívny dôsledok zrýchľovania závierkových operácií: vytvorenie možnosti presúvania zdrojov do miest, kde vytvárajú vyššiu pridanú hodnotu. Inak povedané, keď sa raz podarí skrátiť závierkový cyklus, treba už len porozmýšľať, čo s voľným časom.

zdroj: KPMG/Mediain